Sposoby ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych

biblioteka

Sposoby ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 roku. Zgodnie z nim ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu ich wpływów i ubytków w taki sposób, by w każdej chwili możliwa była ich identyfikacja. Ponadto celem ewidencji jest weryfikacja ich staniu w ujęciu ilościowym i wartościowym. Nowoczesne technologie usprawniają proces ewidencji materiałów bibliotecznych, dzięki czemu bibliotekarzom zdecydowanie łatwiej kontrolować stan zbiorów. W jaki sposób mogą to robić? O tym przeczytasz w dalszej części tego artykułu.

Czego dotyczy ewidencja zbiorów bibliotecznych?

Według rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego ewidencja materiałów bibliotecznych obejmuje tzw. ewidencję wstępną (sumaryczną), szczegółową, szczegółową i sumaryczną oraz finansowo-księgową. Ewidencja sumaryczna odnosi się do wstępnej weryfikacji stanu zbiorów bez uwzględniania źródeł ich wpływów. Szczegółowa ewidencja wpływów dotyczy natomiast materiałów włączonych do zbiorów. Muszą ją prowadzić biblioteki, które nie prowadzą sumarycznej ewidencji wpływów. W przypadku ewidencji finansowo-księgowej z kolei ujmuje się wpływy i ubytki według rzeczywistych kosztów nabycia lub szacunkowych wartości materiałów otrzymanych bezpłatnie.

Jak można obecnie ewidencjonować zbiory biblioteczne?

Kilkanaście lat temu, aby dokonać ewidencji zbiorów bibliotecznych, konieczne było fizyczne weryfikowanie ich stanu na półkach. Obecnie dzięki postępowi technologicznemu  ewidencjonowania zwykle dokonuje się przy wykorzystaniu oprogramowania komputerowego, które posiadając odpowiedni system zabezpieczeń, chroni dane przed zniszczeniem i ingerencją nieupoważnionych osób. Jednym z popularniejszych sposobów wykorzystywanych do ewidencjonowania materiałów jest zastosowanie technologii RFID. Technologia RFID umożliwia identyfikację materiałów przy pomocy fal radiowych. Bazuje ona na dwóch elementach: znacznikach, które zawierają dane dotyczące konkretnej pozycji bibliotecznej oraz czytniku, który pozwala na sczytanie tych informacji z materiałów.  

Technologia RFID znacznie przyspiesza inwentaryzację zbiorów oraz umożliwia stałą kontrolę ich liczby. Dzięki niej bibliotekarze mogą w szybki i prosty sposób sprawdzić, czy dana pozycja znajduje się w bibliotece, czy jest wypożyczona i przez kogo. Ponadto problemu nie stanowi też dodawanie nowych pozycji do ewidencji. Technologa, którą oferuje nasza firma Elibron, umożliwia też skuteczną ochronę przed kradzieżą materiałów. Mianowicie dzięki zastosowaniu bramek RFID czytelnik nie może opuścić biblioteki bez wcześniejszego zgłoszenia chęci wypożyczenia danej pozycji. Co więcej, zastosowanie technologii RFID pozwala też na bezobsługowe wypożyczanie materiałów poprzez sczytywanie danych w specjalnych punktach.

Przewiń do góry